Projekt-Kick off
Im Projekt-Kick off treffen sich alle Projekt-Teammitglieder mit dem Projektleiter und dem Auftraggeber, um ein gemeinsames Verständnis vom Projekt, den Projektzielen und Randbedingungen zu entwickeln. In größeren Projekten beschränken sich die Teilnehmer ggf. auf die Kernteammitglieder und Teilprojektleiter, in noch größeren Projekten ergänzt um wichtige Stakeholder wie z.B. Repräsentanten von Kooperationspartnern und Unterauftragnehmern. Je nach Projektgröße, -komplexität und -laufzeit, auch in Abhängigkeit ggf. vorliegender Ergebnisse aus Vorprojekten kann das Kick off nach 60-90 min. erfolgreich beendet sein, sich aber auch über zwei Tage oder länger erstrecken.
Der inhaltliche Mindestumfang, der geplant und mit dem Versenden der Agenda frühzeitig bekannt gemacht werden sollte, umfasst:
– 01
Gegenseitige Vorstellung der künftigen Teammitglieder (gern ergänzt um ein Social Event am ersten gemeinsamen Abend)
– 02
Vorstellen des Projektauftrages an das Team, ggf. ergänzt um den Kundenauftrag an die Organisation, inkl. Vorstellung des Projektsteckbriefes, sofern dieser schon erstellt ist. Letzterer kann auch im Kick off gemeinsam erstellt werden.
– 03
Vorstellung bereits vorliegender Dokumente (Lasten- oder Pflichtenheft u.ä.) und Vorstellung oder gemeinsame Erarbeitung der ersten daraus resultierenden Projektplanungsdokumente (Phasenplan, integrierte Termin-, Ressourcen- und Budgetplanung)
– 04
Gemeinsame Erarbeitung von Kerndokumenten (initiale Risiko- und Stakeholderanalyse u.ä.) in Kleingruppenarbeiten. Notfalls hilft schon die Festlegung von Verantwortlichen, die diese Dokumente kurzfristig initial erstellen und zur weiteren Pflege bereitstellen.
– 05
Klärung aller Aspekte der künftigen Zusammenarbeit, d.h. allgemeine „Spielregeln“ zur Organisation, Kommunikation, Dokumentation, inkl. zu nutzender IT-Tools und dem Berichtswesen etc.
– 06
Nennung von (oder Benennung der Verantwortlichen zur Schaffung von) angemessenen Randbedingungen und Infrastruktur (Räume, Klärung von Entscheidungs- und Handlungsspielräumen, Einigung auf PM-Vorgehensmodelle und PM-Standards, Bedarf von IT-Lizenzen in Art & Umfang, … etc.)
– 07
Last but not least: Klärung aller offenen Fragen an den Projektleiter und/oder Auftraggeber. Unbedingt eine LoP (List of open Points) mitführen, damit keine Themen vergessen, sondern alle dokumentiert und adressiert werden.
Das Meeting dient der Information, Interaktion und Motivation. Die Agenda für das Kick off-Meeting ist inhaltlich und zeitlich gewissenhaft zu planen. Nutzen Sie Templates Ihrer Organisation, schaffen sich ggf. selbst welche oder wenden sich mit Fragen gern auch an die MSPM-Stiftung.
Wer die vielfältigen Informationsangebote im Internet nutzen möchte, wird unter unzähligen Hilfsangeboten auch gute, professionelle, seriöse und kostenlose finden. Bei der Recherche bitte auch Suchbegriffe nutzen, die zu den Kick off-Methoden der Profis führen, z.B. zu dem ursprünglich im Hause SIEMENS entwickelten und heute weit verbreiteten PACT-workshop.